Sistema de Control Interno en Entidades de Salud
LUIS
CARLOS BELTRÁN
Una herramienta fundamental para el desarrollo de las instituciones de
salud es el sistema de control interno, cuyos componentes y procesos se presentan, haciendo énfasis
en su necesidad, utilidad y viabilidad.
Palabras Claves: Control interno, organización, calidad total
Internal control system in health institutions
A basic tool for the development of health institutions is the internal control
system, whose components and processes are presented, emphasizing their need,
usefulness and viability.
Key Words: Internal control, organization, total quality
La administración de las entidades de
salud tanto públicas como privadas en Colombia
han sido diagnosticadas suficientemente, identificando los principales
problemas y planteando sus soluciones. De estas últimas destaca, desde el
punto de vista teórico y práctico, un elemento de carácter constitucional,
originado en la empresa privada, al que se asignó el nombre de "Sistema
de Control Interno y de Gestión".
Este
sistema es una gran herramienta de orden administrativo, preventivo, organizador y de control, que fue establecido por la Constitución
Política de Colombia (Arts. 209 y 269)
y desarrollado por la Ley 87 de 1993,
obligatorio para las entidades públicas, cuyo objetivo básico es
modernizar las instituciones y obtener
los mejores resultados al menor costo
y con la mayor economía, en el menor tiempo posible, de la mayor calidad, para
lograr la subsistencia, desarrollo, crecimiento y perfeccionamiento de las mismas.
Se
ha demostrado que aquellos gerentes o directores que han aplicado técnicamente
y en forma completa este importante sistema de Control Interno en sus hospitales, han logrado una gestión
administrativa con unos resultados óptimos por su eficiencia, eficacia y economía,
apoyados por los objetivos, elementos y características del sistema en forma
integral.
La
labor se inicia utilizando la Planeación y sus diferentes etapas; definiendo en forma proyectada su Misión,
Visión, Objetivos, Estrategias, Políticas, Programas, Presupuestos,
Procedimientos, Metas y demás elementos que integran la teoría de la Calidad
Total, cuantificados y recopilados los datos en un Plan de Desarrollo con su
dimensión a corto, mediano o largo
plazo. A continuación se elabora una adecuada y técnica estructura organizacional
de la empresa, con un organigrama en el que se describirán las funciones y
responsabilidades, tanto de los empleados como de las distintas unidades o
secciones, para continuar el proceso administrativo, con una dirección o
ejecución que cumplan su gestión conforme lo proyectado, para
posteriormente efectuar el control o evaluación.
Es
de aclarar conceptualmente que este tipo de control es muy diferente al
control correctivo o mediante esquemas de orden policivo, sancionatorio o
investigativo que se ha venido utilizando en nuestro medio en muchas entidades
del Estado. Por lo tanto, es necesario que en las entidades de salud las
autoridades diseñen técnicamente, implementen y se le este realizando una
evaluación permanente al Sistema de Control Interno y sus elementos, para
garantizar el adecuado desempeño y el
cumplimiento de la razón de ser, o sea que se cumpla la misión institucional.
De
esta forma se garantizará la correcta
utilización de los recursos financieros y humanos, tanto del personal administrativo, operativo y de servicios, inclusive de sus propios ciudadanos
comprometidos todos con un resultado
que espera la región, el Departamento o el país, con unos buenos servicios de calidad en el campo de la salud, para beneficio de los habitantes y pacientes en general. Otro parámetro esencial
del sistema es mostrar resultados reales, confiables, y verificables
soportados en una válida, información, que demuestre que los servicios y beneficios
se lograron por que se fue eficiente, eficaces, económicos y efectivos, en todos los campos de la entidad de salud,
especialmente en su administración y organización.
No
hay que confundir el Sistema de Control Interno con una dependencia o con una
oficina o con un manual, porque como
todo sistema involucra a varios elementos que se requieren y trabajan en
equipo para lograr objetivos en forma
integral.
Por
tal razón, para el cumplimiento constitucional y legal y como una recomendación
a la solución de los problemas diagnosticados se hace necesario que se cumplan
integral y totalmente las siguientes actividades o labores en cabeza de la primera
autoridad de la entidad de salud:
1. Rediseñar la estructura organizacional, con un organigrama flexible
y simple, que aplique técnicas de
administración modernas, con definición
clara de funciones, responsabilidades, autoridad, segregación de funciones,
comunicaciones, objetivos y compromisos individuales y de grupos a
todos los niveles de la entidad de
Salud.
2. Elaborar, renovar, mejorar y evaluar permanentemente los Manuales
de Procedimientos de todas las dependencias y actividades de la entidad de
salud, en todas los ciclos administrativos, técnicos, operativos y
científicos.
3. Elaborar, actualizar, mejorar y evaluar permanentemente los manuales
de funciones de todos y cada uno de las personas que laboran en la entidad de
salud en diferentes niveles, así como de sus distintas unidades.
4. Diseñar y organizar un sistema integral de información electrónica
en la entidad de salud con disponibilidad y acceso de cualquier persona
interesada en los datos a nivel interno y externo, utilizando una red de
computación.
5. Administrar técnica y adecuadamente el Talento Humano de la entidad
de salud, mediante el establecimiento de políticas previas de selección,
orientación, inducción, capacitación, actualización, promoción y remuneración
salarial apropiadas y ajustadas con características técnicas, así como sus prestaciones sociales, reconocimiento
de méritos y de apoyo o motivación,
condiciones y suministro de elementos de trabajo esenciales, suficientes y
adecuados, con unos reglamentos justos y conciliados, además de una
obligatoria disciplina y con el señalamiento de sanciones por su
incumplimiento.
6. Organizar técnicamente un Sistema de Control de Gestión, para
evaluar la calidad, eficiencia, eficacia, la economía y efectividad de la
entidad de salud, mediante el manejo de indicadores e índices técnicos de todas
las actividades, tanto proyectadas como
reales, determinando sus variaciones con sus correspondientes análisis y toma de decisiones correctivas.
7. Aplicar en la entidad de salud, con toda su exigencia e
integridad la Ley 87 de 1993, en
desarrollo de la Constitución Política y las directrices generales de orden
técnico y político.
8. Utilizar y aplicar en forma integral, en todas las actividades y
unidades, la Planeación.
9. Reestructurar y/o crear la Oficina Evaluadora del Sistema de
Control Interno en la entidad de salud,
que cumpla las labores de apoyo y consultoria que le impuso la ley, con la
asesoría necesaria a la dirección y a los funcionarios para la
aplicación y mejoramiento del sistema de Control Interno y de gestión en la
empresa.
10. Organizar en la entidad de
salud el Comité Coordinador y Evaluador del Sistema de Control Interno,
integrado por los funcionarios del más alto nivel jerárquico, en cabeza de su
gerente o director, y reglamentando sus funciones y reuniones, de carácter
legal y obligatorio.
11. Diseñar y establecer medidas de protección y seguridad de orden
preventivo en la entidad de salud, para
que cada uno de los procedimientos y actividades de la empresa estén
protegidos contra riesgos, por
perdidas y errores, incluyendo y taponando las
posibilidades de fraude.
12. Organizar técnicamente en
la entidad de salud, un Sistema Contable y Financiero, utilizando la sistematización, que incluya un manejo
segregado y analítico de costos y gastos por centros de servicios o por
conceptos, respaldados con un verdadero estudio y análisis financiero, tanto
vertical como horizontal, comparativo, histórico, actualizando los
valores, apoyado con información de
tipo económica y estadística, para una adecuada toma de decisiones y su
respectiva proyección hacía el futuro de la empresa.
13. Elaborar Planes de Trabajo o Programas de Auto – Evaluación o de Auditoría en toda la entidad
de salud para realizar las valoraciones, monitoreo y respectivas auditorías, y
determinar los correctivos, respaldados con
cronogramas, pruebas y papeles
de trabajo.
14. Diseñar y propiciar en las
entidades de salud la aplicación de un adecuado control de gestión a realizarse
por parte de los usuarios y sus propios funcionarios y que continuamente
se evalúen a sus autoridades y sus resultados, propiciando el mejoramiento
continuo y el control ciudadano.
15. Fomentar, apoyar y patrocinar permanentemente en la entidad de salud una nueva cultura hacia
el Control y la Modernización, tanto a
escala interna como externa, propiciando
la auto-evaluación o el auto-control para lograr el mejoramiento
continuo y lograr la calidad total, mediante una habitual capacitación.
Si adicionalmente se cumplen los principios constitucionales de igualdad,
moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, como
parte de este mismo Sistema de Control Interno, se podrá asegurar y ratificar
que estos elementos serían contundentes armas para acabar con el desorden e
incluso con la corrupción y la inmoralidad,
ya que entre los objetivos del sistema
está salvaguardar o proteger los
bienes de la entidad de pérdidas, desperdicios, malas utilizaciones y
otras malas actividades que afecten sus recursos y sus presupuestos.
Es por estas razones técnicas, que el sistema es de primer orden en
cualquier entidad de salud, al interior de sus unidades y de todos sus
funcionarios, como un básico instrumento de dirección, que garantizará la
permanecía y el futuro de la misma y de sus entidades asociadas; por lo tanto
es una necesidad urgente y un compromiso de todos y para todos¨